Poznaj 8 trendów rynku eventów

Chcesz tworzyć wydarzenia pełne emocji, które uczestnicy będą z uśmiechem długo wspominać? Poznaj poniższe trendy w organizacji eventów!

1. Elastyczne miejsce pod różne potrzeby

Obecnie, jeszcze bardziej niż wcześniej, kluczem do sukcesu jest elastyczność. Organizacja eventu powinna być więc przemyślana w taki sposób, aby odpowiedzieć na różnorodne potrzeby, zarówno świata wirtualnego, jak i realnego. 

Jednym z kluczowych elementów jest miejsce na event. Można by pomyśleć, że sala konferencyjna nie będzie obchodziła uczestników online, jednak inscenizacja, oświetlenie czy design to detale, które mogą przykuć wzrok również tych zebranych przed ekranami. 

Jak więc powinna wyglądać nowoczesna sala eventowa? Doświadczenie zdobyte podczas organizacji różnego typu wydarzeń nauczyło nas, że najważniejsza jest możliwość całkowitej personalizacji. Z tego powodu główną salę w Brain Embassy Czackiego wyposażyliśmy w rozwiązania, które pozwalają dostosować oświetlenie pod wytyczne klienta, a także osiągnąć kinowy klimat poprzez 100% zaciemnienie. 
Co jest równie istotne, warto spojrzeć na salę konferencyjną szerzej – czyli jako coś więcej niż przestrzeń eventową. Organizując wydarzenia, równocześnie tworzymy doświadczenia uczestników, które mają zapisać się w ich pamięci jako niezapomniane przeżycia. Z tego powodu wybrana sala powinna być wszechstronnym miejscem, które umożliwia organizację różnorodnego programu. Prezentacja produktów połączona z interaktywnym show? Live cooking po części oficjalnej? Wieczorny networking na tarasie, a może koncert jazzowy w Amfiteatrze? Nie ma problemu! Organizacja wydarzenia to układanka. Im więcej ciekawych puzzli mamy, tym lepszy ułożymy efekt końcowy.

Istotny jest również design. To on przyciąga uwagę i sprawia, że dane miejsce już samo w sobie może wywołać efekt WOW. Przykładowo nasza przestrzeń w Brain Embassy Czackiego zainspirowana jest symbolami teatralnymi i samym Teatrem Kwadrat, który niegdyś miał w tym budynku siedzibę. Uczestnicy przekraczając próg coworkingu, przenoszą się w świat Broadwayu. Zjawiskowe żyrandole oraz inne teatralne detale budują klimat, przykuwają wzrok i zachęcają do robienia zdjęć, które później krążąc po sieci, pomagają nam dotrzeć do większego grona osób.

2. Empatia, empatia i jeszcze raz – empatia!

Dobrze dopasowany do potrzeb grupy docelowej pomysł jest prawdziwym asem w rękawie. Szczególnie teraz, gdy na rynku istnieje wiele nieszablonowych eventów. Jak wobec tego się wyróżnić? Tutaj kluczowe jest dogłębnie poznanie uczestników, dzięki któremu możemy zaproponować im doświadczenie, którego faktycznie potrzebują. Zbieranie danych na temat motywacji, zainteresowań, a także frustracji odbiorców naszego eventu powinno odbywać się na bieżąco, nie tylko w momencie organizacji wydarzenia. Gdy jednak już do niego dochodzi, mamy najlepszą okazję, aby zebrać feedback. Uczestnicy z chęcią zamieniają się w specjalistów i angażują się, kiedy wiedzą, że ich głos zostanie wysłuchany, a pomysł wzięty pod uwagę. Myśl o współtworzeniu wydarzenia przy minimalnym nakładzie pracy daje uczestnikom satysfakcję, dlatego warto rozmawiać i słuchać ich pomysłów. To w nich kryją się odpowiedzi na nasze pytania!

Najlepszym sposobem na wyróżnienie się wśród konkurencji jest sprawna odpowiedź na zmieniające się trendy oraz empatia. Eventy są dla ludzi, tak więc powinny być tworzone z myślą o potrzebach i pragnieniach potencjalnych odbiorców. Zadaj sobie pytanie: czego szukają uczestnicy mojego eventu?

3. Coś więcej niż rozrywka

Uczestnicy oczekują usługi 3w1. Chcą atrakcji szytej na miarę, która równocześnie pozwoli im w ciekawy sposób nauczyć się czegoś nowego. Każdy z nas z chęcią otwiera się na wiedzę, szczególnie gdy jest ona przydatna w osiągnięciu prywatnych celów. 

Ważna jest jeszcze jedna kwestia, która umyka wielu osobom. Jako ludzie lubimy angażować się w różne inicjatywy, jednak równocześnie nie lubimy być do niczego zmuszani. Dlatego warto organizować eventy, które będą zachęcać do aktywnego udziału w nienachalny sposób.

4. Sesja Live cooking

Jakie są dobre sposoby na rozrywkę? Na przykład live cooking, który zawsze robi u nas furorę. To bardzo prosty sposób na utrzymanie uwagi uczestników i recepta na stres związany z przygotowaniem potraw na liczne przyjęcie. Gotowanie na żywo nie tylko przyciąga uwagę zaproszonych gości, ale także angażuje, umożliwiając nawiązanie nowych znajomości. Oglądanie szefa kuchni przy pracy czy udział w warsztatach kulinarnych to punkty programu, które przyciągają wiele osób. Gdy dodamy do tego pyszne danie, które można na miejscu zjeść… czego można chcieć więcej?

5. Zabawa światłem

Innym sposobem na zaangażowanie uwagi odbiorców podczas eventu jest zabawa oświetleniem. Zwykła prezentacja może przemienić się w show, które uczestnicy będą oglądać z zaciekawieniem.

6. Wellbeing

Pamiętajcie też, aby zadbać o zdrowie i samopoczucie uczestników! Pokoje do drzemki i medytacji, wygodne pufy lub kanapy do odpoczynku to elementy przestrzeni, które zawsze są doceniane podczas wydarzeń w naszych przestrzeniach. Zamiast wracać szybciej do domu, uczestnicy mogą przez chwilę odpocząć i ponownie zaangażować się w event z nową dawką energii.

7. Małe porcje informacji

Jeżeli zależy nam na tym, aby uczestnicy zapamiętali naszą prezentację, powinniśmy dawkować im wiedzę. Według badań Business Insider, jako ludzie potrafimy w jednym momencie zapamiętać 3-4 rzeczy*. Jeżeli próbujemy przyjąć więcej informacji, czujemy przytłoczenie. Dlatego zdecydowanie o wiele lepiej jest tworzyć krótkie, treściwe prezentacje, zamiast na siłę wpychać do nich wszystkie dane na temat firmy. Prawda jest bowiem taka, że przy dużej dawce informacji uczestnicy zapamiętają jedynie to, co było na początku i na końcu wystąpienia. 

Warto zadawać pytania zamiast udzielać odpowiedzi. To zdecydowanie lepiej angażuje uczestników! Znaczenie ma także forma prezentowania. Warto wybrać miejsce, które dysponuje ciekawymi rozwiązaniami oświetleniowymi i dźwiękowymi, aby utrzymywać pobudzenie u odbiorców.

Autor zdjęcia: Agnieszka Wanat

8. Jeszcze więcej networkingu

Chcemy uczestniczyć w wydarzeniach, nawiązywać nowe znajomości i czuć wyjątkową energię płynącą z tłumu. Dlatego organizując wydarzenie, powinniśmy traktować networking jako priorytet. Warto jednak ostrożnie dobierać jego formę, ponieważ niektóre zabawy zamiast integrować, mogą prowadzić do niepotrzebnego stresu. 

Najważniejsze jest, aby zapewnić uczestnikom sprzyjające ku temu warunki. Nasza przestrzeń eventowa na Czackiego zajmuje całe piętro – główna sala otwiera się na hol z pełni wyposażoną kuchnią, gdzie organizujemy live cooking i spotkania nawet na 200 osób. Miejsce zaprojektowaliśmy tak, aby podczas networkingu uczestnicy mogli integrować się zarówno w większej grupie przy dużym stole, jak i odbyć prywatną rozmowę w mniejszym meeting roomie. Pomyśleliśmy też o tarasie, który w sezonie letnim będzie najpewniej ulubionym miejscem spotkań.

Zobacz wideo z wydarzenia Sieci Przedsiębiorczych Kobiet w Brain Embassy Czackiego, aby poznać lepiej przestrzeń i jej zalety: https://youtu.be/OJ7w9ny-SZU?feature=shared

Mamy nadzieję, że nasze wskazówki będą dla Was pomocne. Powodzenia w organizacji eventu!

* Artykuł Business Insider: 47 Mind-Blowing Psychological Facts You Should Know About Yourself: https://www.businessinsider.com/100-things-you-should-know-about-people-2010-11?IR=T