Wyobraź sobie miejsce, w którym możesz być sobą, czuć się swobodnie i rozwijać się w kierunku, który Cię interesuje. Miejsce, w którym zwyczajnie chcesz być – tym właśnie są coworkingi przyszłości. Nie ma tutaj zawiłych algorytmów czy skomplikowanych rozwiązań. Jest za to skupienie się na człowieku oraz jego potrzebach. Jeżeli chcesz stworzyć przestrzeń, która wspiera jej użytkowników, poznaj 10 kroków, które Cię do tego doprowadzą!

Poznaj ideę co-creatingu i biura przyszłości

Coworkingi i biura przyszłości to miejsca pracy, w których najważniejszy jest człowiek. Wyróżnia je holistyczne podejście, dzięki któremu każdy pracownik czuje się zaopiekowany zarówno pod względem fizycznym, jak i psychicznym. Tego typu środowisko zapewnia dobre samopoczucie, stwarzając tym samym komfortowe warunki do pracy. Cała przestrzeń tworzy jedną spójną całość, która jest zielona, przyjazna dla środowiska, pełna nowoczesnych technologii i opakowana w kreatywny, ergonomiczny design.

• O biurach przyszłości słyszymy już od jakiegoś czasu, jednak sytuacja związana z pandemią przyspieszyła zmiany, które i tak były widoczne na horyzoncie. 
• W wielu organizacjach przejście na pracę zdalną było odkładane na bliżej nieokreślone “później”. W wyniku izolacji musiało jednak zadziać się w trybie natychmiastowym. Wskoczyliśmy na głęboką wodę, wdrażając nowe rozwiązania za jednym zamachem. Pozwoliło nam to uświadomić sobie, jak bardzo ważne jest zadbanie o dobre samopoczucie. 
• Pandemiczna rzeczywistość uświadomiła nam też, że oddzielenie pracy zawodowej od naszego samopoczucia i kondycji psychicznej zupełnie się nie sprawdza. Te i inne wnioski zaowocowały wykreowaniem podejścia, dzięki któremu zaczęliśmy wykorzystywać nowe warunki na naszą korzyść. 
• Teraz potrzebujemy iść za ciosem i wdrażać rozwiązania zupełnie na innych zasadach, aby projektować sprzyjającą nam przyszłość. 

10 kroków do stworzenia sprzyjającego miejsca pracy

1. Myśl lokalnie 

Nawet jeśli tworzysz międzynarodową markę, nie zapominaj o rynkach lokalnych! Budując kolejne lokalizacje, warto wdrażać globalną wizję, adaptując ją do konkretnego miejsca.  Co jest w okolicy? Co może przyciągać klientów? Jak spędzają czas lokalni mieszkańcy? Jaką historię kryje w sobie budynek? To kilka pytań, które zadajemy sobie przed rozpoczęciem procesu projektowania.

Myśląc lokalnie, reaguj na potrzeby i wdrażaj rozwiązania, których szukają Twoi potencjalni klienci. To równocześnie dobry trening kreatywności!

Case study Brain Embassy: W trakcie tworzenia lokalizacji BE Młynarska nasi partnerzy, architekci ze studia Archicon, wykazali się niebanalnym podejściem w tworzeniu designu, a inżynierowie z biura cmT pomysłowością na placu budowy. Kluczowe było dla nas, aby jak najlepiej oddać klimat miejsca i związaną z nim historię. Przed rozpoczęciem prac obie firmy szukały informacji o sąsiedztwie i starały się wczuć w klimat danej dzielnicy Warszawy.

Porada: Przed rozpoczęciem budowy zbierz swój zespół i przejdźcie się po okolicy, aby poczuć atmosferę sąsiedztwa. Porozmawiajcie z napotkanymi osobami, zapisujcie skojarzenia i elementy, które zwracają Waszą uwagę. Koniecznie też poszukajcie informacji w sieci! Gdy już będziecie mieli bazę, możecie razem stworzyć moodboard oraz zorganizować burzę mózgów. 

2. Buduj przyszłość, respektując historię 

Tworzenie nowego nie oznacza całkowitego odcięcia od przeszłości. Co więcej, warto traktować ją jako inspirację!

Case study Brain Embassy: Projektowanie naszych nowych przestrzeni: BE Czackiego i BE Młynarska, było dla nas ekscytującym wyzwaniem. Obie lokalizacje mają niezwykłe historie – pierwszy budynek to dawna siedziba słynnego Teatru Kwadrat, a drugi to legendarny PDT Wola. Aby podkreślić niepowtarzalną historię budynku, podczas pracy nad projektem za priorytet obraliśmy zachowanie niepowtarzalnego charakteru budynków i wydobycie ich oryginalnego piękna. Najważniejsza była dla nas autentyczność! Dlatego wraz z naszymi partnerami – cmT i Archicon –  dopracowywaliśmy elementy architektoniczne tak, aby wdrażać nowoczesne rozwiązania designerskie z poszanowaniem historii.

W przypadku BE Czackiego ducha teatru oddaliśmy poprzez neony, lampy w postaci trąbek czy pianino w przestrzeni wspólnej.

Klimat PRL-u w BE Młynarska czuć dzięki słynnej Warszawie M20, pokojowi drzemek zaprojektowanemu na wzór pociągowych kuszetek oraz jadalni przypominającej bar mleczny.

Ciekawostka: Podczas prac przy PDT Wola zespół Archicon zauważył, że pod zabudową nadal zachowały się oryginalne gzymsy, a wokół okien dekoracyjne glify. Zdecydowaliśmy się nie poddawać ich rekonstrukcji czy naprawom, aby zachować oryginalną formę.

Historia więc kierowała nami na każdym kroku – inżynierowie cmT pokonywali pewne ograniczenia, wynikające ze starego budownictwa, a specjaliści Kinnarps dobierali ergonomiczne meble tak, aby klimat PRL-u było czuć w najmniejszym detalu. 

Porada: Poznaj z zespołem historię miejsca – zróbcie razem solidny research, porozmawiajcie z osobami związanymi z danym budynkiem, odnajdźcie stare zdjęcia i zastanówcie się, jak połączyć przeszłość z przyszłością. Oddanie historii we wnętrzu pozwala uwolnić ducha miejsca, nadając mu unikalnej atmosfery. A tego właśnie poszukują teraz pracownicy – zwykłe biurko i fotel to za mało! Z naszej perspektywy bardzo ważna jest współpraca między architektem i inżynierami. Dbajcie więc o przepływ informacji, tworząc interdyscyplinarny zespół, który będzie na bieżąco zderzał ze sobą pomysły, patrząc na projekt z szerszej perspektywy.  

3. Wyjdź poza schematy i daj upust kreatywności 

W pracy staraj się wychodzić poza utarte ścieżki i myśleć w nowy sposób. Nie jest to łatwe, ale zdecydowanie jest ekscytujące!

Case study Brain Embassy: Jak wychodzimy poza schematy? Pomaga nam w tym idea co-creatingu – w trakcie prac nad BE Młynarska zwołaliśmy naszych partnerów: cmT, Archicon i Kinnarps, aby razem zrobić burzę mózgów i poszerzyć swoją perspektywę. Do procesu twórczego zapraszamy często również naszych klientów. To oni wyłonili elementy niezbędne w każdym coworkingu oraz stali się twórcami wybranej strefy.

Obserwując zespół Archiconu podczas pracy przy BE Młynarska, widzieliśmy, jak dużo przyjemności czerpią z projektowania wnętrza. Próby połączenia historii z wyróżniającymi Brain Embassy elementami wymagała od nich sporej elastyczności. I otwartości! Dobrym przykładem jest charakterystyczna dla naszych coworkingów cegła. Tym razem wystarczyła mała zmiana, czyli ułożenie jej w pionie, a nie jak zawsze w poziomie, aby nawiązać do oryginalnej elewacji pobliskiego baru Wenecja. Jak widać czasem te najprostsze rozwiązania okazują się tymi najlepszymi.

Wychodzenie poza schematy nie zawsze jest łatwe i szybkie,  jest jednak swoistą zabawą formą, która daje nam wielką radość. 

Porada: W temacie kreatywności warto wdrożyć proces Design Thinking. Wejście w buty klientów, interdyscyplinarny zespół złożony z różnych interesariuszy, wspólne burze mózgów, gdzie każdy pomysł jest dobry, i prototypowanie pozwalają wypracować naprawdę użyteczne rozwiązania z efektem WOW. W procesie twórczym ważne jest też to, co dzieje się poza pracą. Znajdź czas, aby zażyć trochę ruchu, pójść na spacer w nowe miejsce, posłuchać nieznanej playlisty lub ugotować niewypróbowane jeszcze danie. Wszystko, co robisz w międzyczasie, stymuluje Twój mózg i wpływa na kreatywność!

4. Szukaj inspiracji WSZĘDZIE, aby stworzyć pozytywnie stymulujący design

Skąd czerpać natchnienie? Zewsząd! Dosłownie.
Do pracy projektowej podchodź z poziomu ciekawości dziecka – zaglądaj w każdy zakamarek, szukaj nowości, pytaj dlaczego? i spotykaj się dużą grupą, aby wzajemnie nakręcać swój proces twórczy. 

Case Study Brain Embassy: Sporo zabawy z poszukiwaniem inspiracji mamy podczas wdrażania naszego konceptu w historyczne budynki. Aby stworzyć oryginalne i połączone z historią wnętrze BE Młynarska, pracownia Archicon cofnęła się w czasie. Siedząc nad biurkiem pełnym zdjęć, zespół wyszukiwał inspirujących elementów. Tym sposobem nad Community Deskiem znajdziesz malunki na szkle, które nawiązują do oryginalnych dekoracji PDT Wola z lat 60 tych, wykonasz calla w budkach telefonicznych w formie tych oryginalnych z PRL-u czy odpoczniesz na kanapie słynnej Warszawy M20.

Design Brain Embassy to jednak więcej niż nawiązania do historii. Razem z Archicon i Kinnarps inspirujemy się również codzienną pracą. Istotne jest patrzenie na przestrzeń holistycznie – na efektywność wykonywania zadań wpływa zarówno kolor ścian, obecność roślin, ergonomia mebli czy obecność innych ludzi. Z uważnością sami testujemy coworkingi zapisując swoje uwagi, obserwujemy i rozmawiamy z użytkownikami. 

Porada: Otwórz się na nowe! Załóż niewidzialne okulary i spróbuj zobaczyć przestrzeń w nowy sposób. Nie limituj swoich pomysłów – spisuj wszystko, co przychodzi Ci do głowy. Swobodny przepływ myśli przelany na papier otwiera umysł. Dlatego polecamy Ci wyrobienie nawyku notowania, czy to w notesie, czy na telefonie. 

5. Pracuj z mądrzejszymi od siebie, tworząc różnorodny zespół ekspertów 

Jest takie powiedzenie: Samemu idzie się szybko, ale razem zajdzie się dalej! Pracując w zespole jesteśmy mądrzejsi, szczególnie jeśli mamy do siebie wzajemnie zaufanie. Tworzy to przestrzeń na swobodną wymianę pomysłów bez spotkania się z oceną lub krytyką. Interdyscyplinarność zespołu poszerza perspektywę, zwiększa też naszą kreatywność, otwiera drzwi do innowacji i eliminuje ryzyko pojawienia się błędów. 

Porada: Kluczem do owocnej współpracy jest zmiana nastawienia. Traktuj podwykonawców i współpracowników jako partnerów, którzy chcą jak najlepiej wykonywać swoją pracę. Podczas burzy mózgów przesuń ego na bok – w pracy kreatywnej nie jest najważniejsze, czyj pomysł zostanie wdrożony, a czy faktycznie odpowiada on na potrzeby odbiorcy! Zaproś do procesu osoby z różnych środowisk, czyli reprezentantów podwykonawców, współpracowników Twojej firmy (spróbuj zaangażować w pracę ludzi z innych działów, oni będą mieli najświeższą perspektywę!) oraz klientów. 

6. Przejdź się w butach obecnych i potencjalnych  klientów, aby w pełni poznać i odpowiedzieć na ich potrzeby 

Odbiorcami przestrzeni do pracy są inni ludzie. Pracownicy startupów, dużych korporacji, organizatorzy eventów i freelancerzy. Każdy z nich ma zupełnie inną perspektywę oraz potrzeby. Jak na nie odpowiedzieć tworząc jedno miejsce? To pytanie, które inspiruje do działania.

Case study Brain Embassy: Aby osiągnąć ten cel, razem z partnerami wchodzimy w buty klientów. Mówiąc inaczej – obieramy ich perspektywę. Odtwarzamy dzień pracy, analizujemy jej poszczególne etapy oraz specyfikę zadań. Czy nasi klienci często odbywają wideo spotkania? Czy robią burzę mózgów? Kiedy potrzebują skupienia, a kiedy odosobnienia?

Rozpisanie pracy na drobne elementy i spojrzenie na coworking oczami klientów (co w tym przypadku nie jest tak trudne, ponieważ sami jesteśmy po części odbiorcami własnych przestrzeni!) pomogło nam wyodrębnić w nich kilka sfer. Kinnarps dostarczając meble Brain Embassy, bierze zawsze pod uwagę, czego potrzebuje osoba pracująca w konkretnej przestrzeni. Dzięki temu w miejscu cichej pracy mamy komfortowe fotele, więcej drewna i lampy na biurkach, a w salach spotkań kreatywnych kolorowe, ergonomiczne pufy czy duże okrągłe stoły.

Porada: Wraz z zespołem zorganizuj próbny dzień pracy, podczas którego będziecie notować swoje odczucia, potrzeby oraz myśli. Jakie wyzwania napotykacie wykonując swoje zadania? Czy jest Wam komfortowo? Coś chcielibyście zmienić? Poproś o pomoc także klientów (byłych, stałych czy potencjalnych) i przeprowadź z nimi pogłębione wywiady. Wyciągnięte podczas rozmów wnioski są najcenniejsze!

7. Zadbaj o to, aby było wygodnie 

Komfort podczas pracy wpływa na nasze samopoczucie, a jego poprawa zwiększa efektywność. W biurze potrzebujemy więc warunków, które pozwolą nam skupić się na zadaniach. Za niskie biurko, niewygodny fotel, zbyt ciemne oświetlenie czy brak świeżego powietrza będą nas tylko rozpraszać.

Case study Brain Embassy: Naszym głównym celem projektując coworking jest więc dobranie mebli, które każdy użytkownik może dopasować do indywidualnych potrzeb. Lokalizacje Brain Embassy to biurka o regulowanej wysokości blatu, obrotowe fotele, a nawet szereg różnych siedzeń (pufy, huśtawki, rowerki stacjonarne, taborety itd.). Razem z Kinnarps chcemy zapewniać wyposażenie, które daje odbiorcom wybór na każdym etapie pracy. 

Porada: Postaw na ergonomię! Polecamy Ci czytanie naukowych badań, śledzenie trendów w zakresie projektowania środowiska pracy i testowanie rozwiązań na własnej skórze. Gdy będziesz z zespołem organizował dzień próbny w coworkingu, koniecznie zwróćcie uwagę na aspekt wygody. Co daje Wam komfort, a co go odbiera? Jak niewygoda wpływa na Waszą pracę? Jeżeli masz taką możliwość, porozmawiaj ze specjalistami, na przykład fizjoterapeutami. Oprócz mebli, ważna jest też sama przestrzeń – zapewnij swoim odbiorcom wystarczająco dużo miejsca na swobodny ruch w miejscu pracy. 

8. Stwórz miejsce, które zadba o dobre samopoczucie 

Im lepiej się czujemy, tym efektywniejsi jesteśmy. Dlatego też do pracy potrzebujemy przyjemnego miejsca z domową, swobodną atmosferą. Najbardziej o dobre samopoczucie dbają: obecność żywych roślin, dostęp do świeżego powietrza, naturalne światło i materiały, jak drewno czy kamień, stonowane kolory (zieleń, niebieski) i otwarta przestrzeń. Plus oczywiście miejsca przeznaczone do odpoczynku!

Case study Brain Embassy: W każdym coworkingu BE znajdziesz wygodne fotele w cichym zaułku, kanapy w living roomie oraz pokoje do drzemki! Jako że zawsze staramy się, aby nap room miał swój motyw przewodni, Archicon ze specjalistami Kinnarps mają dużo zabawy przy projektowaniu. Przykładowo w BE Czackiego możesz zdrzemnąć się w orientalnie udekorowanym pokoju, w BE Młynarska odpocząć na kuszetce, a w BE Konstruktorska zresetować się w dżungli!

Porada: Niech Twoim głównym przewodnikiem w projektowaniu coworkingu będzie idea biophilic design. Jest to tworzenie wnętrza w zgodzie z naturą – zielonego, wykończonego naturalnymi materiałami i stwarzającego dogodne warunki do relaksu. To, co jest równie ważne w biofilii, to atmosfera panująca w danej przestrzeni. Biało-szare, nowoczesne biura często dają wrażenie surowych. W takich miejscach nie poczujemy się swobodnie, dlatego zadbaj o to, aby ocieplić swoją przestrzeń i nadać jej domowy charakter. 

9. Pielęgnuj społeczność każdego dnia, bo coworking to więcej niż biurka i ściany 

Sprzyjające środowisko pracy to przede wszystkim ludzie. Każdy z nas czuje, jak dużo dobrego dają przypadkowe rozmowy w kuchni przy kawie, wymiana uśmiechów na korytarzu czy wspólna burza mózgów w momencie blokady twórczej.

Case study Brain Embassy: Razem stajemy się mądrzejsi i razem możemy więcej, dlatego program rozwoju społeczności jest główną misją Brain Embassy. Jak to robimy? W każdej lokalizacji mamy Community Team – specjalnie nie nazywamy tego recepcją, ponieważ nasze zespoły pełnią o wiele większą funkcję. Są po to, aby pomóc Ci z dokumentacją, doradzić, na który warsztat się wybrać, porozmawiać w wolnej chwili o życiu i obdarzyć Cię szczerym uśmiechem. Jednym słowem, są dla Ciebie wsparciem w codzienności. Oprócz tego organizujemy wspólne śniadania, na których każdy Brainer może opowiedzieć o swoim biznesie, spotkania networkingowe, a także cały wachlarz eventów, warsztatów i sesji Design Thinking. Kropką nad i są lekcje angielskiego oraz zajęcia jogi, podczas których możesz odetchnąć w miłym towarzystwie.

Porada: Twórz dla użytkowników przestrzeń do rozwoju i integracji. Co jest tutaj ważne, nie chodzi o jednorazowe zadanie, a regularną pielęgnację relacji. W pozostawionej samej sobie (niezarządzanej) grupie, więzi mogą albo się nie zacieśnić, albo powoli zacząć się rozluźniać. Dlatego wejdź w rolę animatora i organizuj dla swojej społeczności różnorodne wydarzenia. Zarówno merytoryczne, jak i skupione na networkingu. Drugą rzeczą, której potrzebują ludzie jest… obecność. Niech Twoi klienci czują, że mogą liczyć na Twój zespół – poczucie bycia ważnym i zaopiekowanym buduje zaufanie oraz daje jej motywację do zaangażowanie się w społeczność. 

10. Cały czas bądź otwarty na zmiany 

Tworzenie biura przyszłości to praca na żywym organizmie, w którą wpisana jest ciągła zmiana. Nowe trendy, inne potrzeby użytkowników, różnorodne lokalizacje sprawiają, że warto nie przywiązywać się do stworzonych już rozwiązań, a z ciekawością podchodzić do nowości.

Case study Brain Embassy: Dobrym przykładem jest Pokój Nagrań. Pierwotnie nasze coworkingi nie były wyposażone w tego typu sale, jednak gdy podcasty i live’y zaczęły zyskiwać na popularności, wyposażyliśmy lokalizacje w pokoje umożliwiające tworzenie nagrań. Śledzimy więc to, co dzieje się na świecie, a każdy coworking traktujemy jak prototyp, a nie końcowy efekt. To pozwala nam zmieniać wypracowane rozwiązania, dodawać do nich nowe elementy i testować, testować, testować!

Porada: Zapoznaj się z metodą Design Thinking! To proces, który najbardziej otwiera na zmiany, pozwalając przy tym tworzyć naprawdę użyteczne rozwiązania. Polecamy Ci także odpuścić. To znaczy – odsunąć na bok ego i nie przywiązywać się do stworzonych wcześniej pomysłów. Większość z nich ma datę przydatności, która niestety nie jest nam znana. Gdy nadejdzie ten moment, nie warto się zrażać! To naturalna kolej rzeczy, a dla Ciebie szansa na wypracowanie nowych rozwiązań, które pomogą Twoim użytkownikom skupić się na pracy. 

Jak w Brain Embassy tworzymy miejsce, które sprzyja pracy?

Idea biura przyszłości

Zanim postawiliśmy pierwszy krok w kierunku budowania coworkingów przyszłości, skupiliśmy się na ich idei. Potrzebowaliśmy wspólnie stworzyć nowe podejście, które pozwoli nam wcielić wizję w życie i wytyczać kierunki. Wspólne burze mózgów, śledzenie trendów i dogłębne zrozumienie potrzeb różnych stron (naszego zespołu, podwykonawców, potencjalnych klientów) zaowocowało ideą co-creatingu. 

Model co-creatingu

Jak wcielamy co-creating w proces projektowania? Kluczową zmianą jest postrzeganie współpracujących z nami firm. Zapraszamy je do zespołu jako partnerów, którym ufamy i wierzymy, że razem możemy stworzyć sprzyjającą przyszłość środowiska pracy. Jesteśmy grupą ekspertów z różnych dziedzin – tworząc razem nową lokalizację, każdy ma przestrzeń do podzielenia się swoim pomysłem. 

Skupienie się na wspólnym celu

Swobodna wymiana opinii, otwartość na zmianę oraz postrzeganie partnera jako osoby mądrzejszej w danej dziedzinie, pozwala nie kierować się własnym ego. I skupić się na wspólnym celu. Brain Embassy jest ekspertem w kreowaniu miejsca pracy i budowaniu społeczności, Kinnarps specjalistą od ergonomii, Archicon wie świetnie, jak stworzyć kreatywny design, który wspiera umysł, a cmT, jak nikt inny potrafi urzeczywistnić wizję architekta i zamknąć wszystko w konkretnych ramach. Osobno jesteśmy w stanie zdziałać wiele, jednak to jako zespół jesteśmy mądrzejsi i możemy osiągnąć cele niemożliwe dla jednostki.

Mamy nadzieję, że powyższe kroki staną się dla Ciebie inspiracją do stworzenia sprzyjającego środowiska pracy. Życzymy Ci powodzenia i czekamy na efekty!