1. Co opisuje niniejsza Polityka?

Niniejsza polityka prywatności („Polityka„) reguluje przetwarzanie danych przez Brain Embassy w Polsce, tj. Real Estate Solutions spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k. z siedzibą w Warszawie („Brain Embassy”), w tym w szczególności podczas korzystania z naszej przestrzeni co-creatingu Brain Embassy oraz naszej strony internetowej www.brainembassy.pl, w tym https://members.brainembassy.pl/ („Strona Internetowa”)

Sposób wykorzystywania plików cookies opisany został w Polityce Cookies, zawartej na podstronie Polityka Cookies..

Polityka zawiera informacje o przetwarzaniu danych osobowych przez Brain Embassy, a w szczególności:

1. określa rodzaje danych osobowych, które gromadzimy;
   
2. wyjaśnia, w jaki sposób i dlaczego gromadzimy i wykorzystujemy Twoje dane osobowe;
   
3. wyjaśnia, kiedy i dlaczego będziemy dzielić się danymi osobowymi z innymi podmiotami; oraz
   
4. wyjaśnia prawa i możliwości wyboru, które masz, jeśli chodzi o Twoje dane osobowe.
   

Chcemy, aby było dla Ciebie jasne, czy Polityka dotyczy także przetwarzania Twoich danych osobowych. Polityka znajduje zastosowanie, jeżeli:

1. jesteś Kandydatem, tj. starasz się o zatrudnienie w Brain Embassy;
   
2. jesteś Memberem, tj. wynajmujesz powierzchnię w Brain Embassy w Polsce;
   
3. jesteś Przedstawicielem Membera, tj. reprezentujesz Membera, jesteś jego pracownikiem lub współpracownikiem, użytkownikiem powierzchni Brain Embassy w Polsce, niezależnie od pakietu;
   
4. jesteś Użytkownikiem, tj. korzystasz ze Strony Internetowej;
   
5. jesteś Kontrahentem lub Partnerem, tj. dostarczasz nam jakiekolwiek produkty lub usługi lub współpracujesz z nami przy realizacji wspólnych przedsięwzięć;
   
6. jesteś naszym gościem, tj. uczestniczysz w eventach organizowanych przez nas lub na naszej powierzchni lub odwiedzasz Membera na naszej powierzchni;
   
7. jesteś Przedstawicielem Kontrahenta lub Partnera, tj. reprezentujesz podmiot dostarczający nam produkty lub usługi lub współpracujący z nami przy realizacji wspólnych przedsięwzięć;
   
8. jesteś Odbiorcą Marketingu, tj. otrzymujesz informacje o najnowszych ofertach i dodatkowych usługach Brain Embassy lub podmiotów trzecich (np. w formie newslettera), z którymi współpracuje Brain Embassy jako osoba potencjalnie zainteresowana naszymi produktami lub usługami lub osoba reprezentująca podmiot potencjalnie nimi zainteresowany.
   

Twoje dane osobowe przetwarzamy zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych Unii Europejskiej (2016/679) („RODO”) oraz innymi obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, które uzupełniają i/lub wdrażają RODO.

2. Kto jest administratorem Twoich danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Real Estate Solutions spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k. z siedzibą w Warszawie, Al. Jerozolimskie 181B, 02-222 Warszawa.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz kontaktować się z nami lub powołanym przez nas Inspektorem Ochrony Danych korespondencyjnie lub na adres e-mail [email protected]

3. Jakie informacje i z jakich źródeł zbieramy?

Jeżeli jesteś Kandydatem zbieramy informacje przekazywane nam przez Ciebie w formularzach i dokumentach rekrutacyjnych.

Jeżeli jesteś Memberem zbieramy informacje przekazywane nam w przesyłanych przez Ciebie dokumentach, w trakcie rozmów, wymiany e-maili, spotkań, w tym w szczególności informacje niezbędne do zawarcia i realizacji umowy najmu. Mogą to być w szczególności imię, nazwisko, adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu, firma, adres działalności, PESEL, NIP, REGON, numer rachunku bankowego. Twoje dane mogą także pochodzić ze źródeł ogólnodostępnych.

Jeżeli jesteś Przedstawicielem Membera zbieramy informacje przekazywane nam w przesyłanych przez Ciebie dokumentach, w trakcie rozmów, wymiany e-maili, spotkań. Mogą to być w szczególności Twoje imię, nazwisko, dane kontaktowe, stanowisko, dane dotyczące podmiotu, który reprezentujesz. Twoje dane mogą także być przekazywane nam przez podmiot, który reprezentujesz zarówno przed, jak i w trakcie współpracy z nami.

Jeżeli jesteś Użytkownikiem zbieramy informacje przekazywane nam w przesyłanych przez Ciebie dokumentach, podczas rejestracji konta, korzystania z usług, wypełniania formularzy elektronicznych. Twoje dane mogą także być przekazywane nam przez podmiot, który reprezentujesz zarówno przed, jak i w trakcie współpracy z nami.

Jeżeli jesteś naszym gościem zbieramy dane podane przez Ciebie w formularzu, zamówieniu lub na recepcji budynku. Mogą to być w szczególności Twoje imię, nazwisko, dane kontaktowe, dane dotyczące podmiotu, który odwiedzasz oraz inne dane związane z Twoim pobytem na naszej przestrzeni, w tym dane utrwalone w ramach systemu kamer CCTV oraz kontroli dostępu. Dane pochodzą od Ciebie lub od podmiotu, który odwiedzasz lub który zaprosił Cię do naszej przestrzeni.

Jeżeli jesteś Kontrahentem lub Partnerem zbieramy informacje przekazywane nam w przesyłanych przez Ciebie dokumentach, w trakcie rozmów, wymiany e-maili i spotkań, w tym w szczególności informacje niezbędne do zawarcia i realizacji umowy. Mogą to być w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, firma, adres działalności, PESEL, NIP, REGON, numer rachunku bankowego. Twoje dane mogą także pochodzić ze źródeł ogólnodostępnych.

Jeżeli jesteś Przedstawicielem Kontrahenta lub Partnera zbieramy informacje przekazywane nam w przesyłanych przez Ciebie dokumentach, w trakcie rozmów, wymiany e-maili, spotkań. Mogą to być w szczególności Twoje imię, nazwisko, dane kontaktowe, stanowisko, dane dotyczące podmiotu, który reprezentujesz. Twoje dane mogą także być przekazywane nam przez podmiot, który reprezentujesz zarówno przed, jak i w trakcie współpracy z nami.

Jeżeli jesteś Odbiorcą Marketingu, zbieramy informacje podawane przez Ciebie w formularzach kontaktowych, formularzu newslettera, plików cookies, z aktywności w social mediach lub pochodzące ze źródeł ogólnodostępnych.

4. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane

Jeżeli jesteś Kandydatem, przetwarzamy Twoje dane:

1. w celu podjęcia działań na Twoje żądanie, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
   
2. w celu realizacji obowiązków pracodawcy i odpowiadających im uprawnień, wynikających z przepisów prawa, w tym z przepisów prawa pracy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
   
3. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Brain Embassy, tj. dla zapewnienia bezpieczeństwa, dla celów raportowych, ustalenia i dochodzenia roszczeń oraz wewnętrznych celów administracyjnych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
   
4. na podstawie Twojej zgody na przetwarzanie danych w konkretnym procesie rekrutacji lub przyszłych procesach rekrutacji, w zakresie w jakim ich obowiązek ich podania nie wynika z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
   

Jeżeli jesteś Użytkownikiem, Memberem, Kontrahentem lub Partnerem, przetwarzamy Twoje dane:

1. w celu zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust 1 lit. b RODO);
   
2. w celu wykonania obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w szczególności w zakresie rozliczania należności podatkowych i przechowywania dokumentacji finansowej;
   
3. w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa w budynkach, utrzymywaniem relacji biznesowych, bieżącym kontaktem, prowadzeniem działań marketingowych, a także dochodzeniem roszczeń i obroną przed roszczeniami.
   

Jeżeli jesteś Przedstawicielem Membera, Kontrahenta lub Partnera, przetwarzamy Twoje dane:

1. w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa w budynkach, zawarciem i wykonaniem umowy z podmiotem, który reprezentujesz, utrzymywaniem relacji biznesowych i bieżącym kontaktem, prowadzeniem działań marketingowych, a także dochodzeniem roszczeń i obroną przed nimi.
   

Jeżeli jesteś gościem, przetwarzamy Twoje dane:

1. w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa w budynkach, organizacją wydarzenia, a także dochodzeniem roszczeń i obroną przed nimi
   
2. w celu wykonania obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w szczególności w zakresie rozliczania należności podatkowych i przechowywania dokumentacji finansowej związanej z organizowanym eventem;
   

Jeżeli jesteś Odbiorcą Marketingu, przetwarzamy Twoje dane:

1. w celach marketingowych lub w celach przedstawienia oferty w odpowiedzi na Twoje zapytanie na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
   
2. w celu realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na administrowaniu Stroną Internetową, udzielaniu odpowiedzi na zadawane pytania i obsłudze zgłoszeń.
   

5. Komu udostępniamy Twoje dane

Gdy jest to niezbędne do realizacji celów, w których przetwarzamy Twoje dane, możemy przekazywać je:

1. podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa;
   
2. podmiotom przetwarzającym dane osobowe na nasze zlecenie, tj. firmom świadczącym na naszą rzecz określone usługi, z których wykonaniem wiąże się przetwarzanie danych osobowych. np. podmiotom obsługującym nasze systemy informatyczne lub udostępniającym nam narzędzia teleinformatyczne, podmiotom świadczącym dla nas usługi doradcze i in. (tzw. „procesorom”);
   
3. innym spółkom z Grupy Adgar lub podmiotom powiązanym kapitałowo z Brain Embassy i spółkami z Grupy Adgar.
   

W każdym wypadku udostępnienia Twoich danych będziemy dbać o to, aby ich przekazanie miało podstawę prawną i obejmowało jedynie minimum informacji niezbędnych do realizacji celu przetwarzania danych, w jakim dane są udostępniane.

6. Informacja o zamiarze przekazywania Twoich danych do państwa trzeciego

Grupa Adgar jest powiązana kapitałowo ze spółką Adgar Investments and Development Ltd. z siedzibą w Petach Tikva w Izraelu. Z uwagi na powyższe, w niektórych przypadkach (np. przy okazji raportowania) Twoje dane mogą być przekazywane poza granice Europejskiego Obszaru Gospodarczego do państwa Izrael. W każdym przypadku przekazania Twoich danych poza terytorium EOG zapewnimy najwyższy poziom bezpieczeństwa. Dodatkowo informujemy, że Izrael zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej nr 2011/61/UE z dnia 31 stycznia 2011 r. wydanej na mocy dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady, w sprawie odpowiedniej ochrony danych osobowych w Państwie Izrael w odniesieniu do zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, dostępnej pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32011D0061.

7. Jak długo przechowujemy Twoje dane

Jeżeli jesteś Odbiorcą Marketingu, przechowujemy Twoje dane osobowe tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów marketingu, chyba że wcześniej wycofasz swoją zgodę, zgłosisz sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych albo zażądasz ich usunięcia – w takim wypadku Twoje dane osobowe zostaną usunięte bez zbędnej zwłoki.

Jeżeli jesteś Memberem, Użytkownikiem, Kontrahentem lub Partnerem lub Przedstawicielem Membera, Kontrahenta lub Partnera, przechowujemy Twoje dane przez okres realizacji umowy zawartej z Tobą lub podmiotem, który reprezentujesz. Po upływie tego okresu w niezbędnym zakresie przechowujemy Twoje dane przez czas wynikający z wymogów prawnych (np. z obowiązku przechowywania dokumentacji finansowej przez 5 lat), przepisów dotyczących przedawnienia roszczeń (3 lata dla przedawnienia roszczeń wynikających z działalności gospodarczej) lub niezbędny dla realizacji pozostałych celów przetwarzania danych wskazanych w niniejszym dokumencie.

Jeżeli jesteś gościem, przechowujemy Twoje dane osobowe tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów związanych z organizowanych eventem lub innym prawnie uzdatnionym interesem Brain Embassy.

Jeżeli jesteś Kandydatem, przechowujemy Twoje dane do czasu zakończenia rekrutacji, a jeśli wyraziłeś zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji, Twoje dane przechowywać będziemy do czasu cofnięcia przez Ciebie zgody, nie dłużej jednak niż przez okres 2 lat.

8. Jakie prawa Ci przysługują

Korzystając z przysługujących Ci praw w zakresie przetwarzania danych osobowych, możesz kierować do nas następujące żądania:

1. jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody, możesz wycofać tę zgodę w dowolnym momencie; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na jej podstawie do chwili jej wycofania;
   
2. możesz zażądać dostępu do Twoich danych osobowych i uzyskać ich kopię;
   
3. możesz skorzystać z prawa do przenoszenia swoich danych osobowych;
   
4. możesz zażądać poprawienia Twoich danych osobowych, jeżeli są one niepoprawne lub niekompletne;
   
5. w związku ze swoją szczególną sytuacją, możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, jeżeli przetwarzamy je powołując się na nasz uzasadniony prawnie interes;
   
6. w przypadkach określonym prawem – np. jeśli Twoje dane są nieaktualne, zbędne, przetwarzane niezgodnie z prawem, a także jeżeli wycofałeś/wycofałaś swoją zgodę na ich przetwarzanie (gdy zgoda była podstawą takiego przetwarzania) lub skutecznie wniosłeś/wniosłaś sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych – możesz zażądać usunięcia Twoich danych osobowych;
   
7. możesz też żądać ograniczenia przetwarzania danych;
   

W celu skorzystania z powyższych uprawnień skontaktuj się z nami korespondencyjnie lub pod adres e-mail: [email protected]

W każdym przypadku, w którym uznasz, że przetwarzanie przez nas danych osobowych narusza przepisy RODO, masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Czy musisz podawać nam swoje dane i skąd je mamy, jeśli nie pochodzą od Ciebie

Podanie Twoich danych w każdym przypadku jest dobrowolne, ale pamiętaj, że odmowa ich podania uniemożliwi nam realizację celów, w jakich dane są zbierane, w szczególności zaś uniemożliwi lub znacznie utrudni kontakt z Tobą lub uniemożliwi zawarcie umowy, jeżeli jesteś jej stroną.

Jeżeli jesteś Użytkownikiem, Przedstawicielem Membera, Kontrahenta lub Partnera i sam nie podajesz nam swoich danych, pochodzą one od podmiotu, który reprezentujesz lub zostały przez nas zebrane ze źródeł ogólnodostępnych (np. strony internetowej tego podmiotu).

1. Punkt 1
   1. Punkt 2
2. Punkt 2